لماذا تحتفظون بسجل استيضاحات؟
كثيراً ما يرسل المتقدمون أسئلتهم بالبريد ثم تأتي الإجابات في ملحق، ولا يستطيعون لاحقاً إثبات ما افترضوه. يضع السجل السؤال والتاريخ والإجابة وافتراضكم في صف واحد.
ويجعل جدول الاستثناءات أصدق أيضاً، إذ يشير كل استثناء إلى السؤال الذي أدى إليه.
ماذا تسألون المشتري؟
اسألوا عمّا تتركه المناقصة مفتوحاً وعمّا يغيّر كلفة التوريد أو نطاق العمل. ويقدم بنك الأسئلة نقطة بداية.
- من يوفر شرائح SIM وعنوان IP الثابت وباقة البيانات.
- أين تُستضاف المنصة والبيانات، ولمن تعود بعد ذلك.
- هل يُسمح بمنتج مكافئ، وبأي صيغة يجب كتابة الاستثناء.
كيف يعمل تاريخ المتابعة؟
أدخلوا تاريخ إرسال السؤال. يضيف الملف عدد الأيام المحدد في الإعدادات (5 قيمة بداية نموذجية) ليعطي تاريخ المتابعة. وعندما يبلغ تاريخ التقرير في بيانات المناقصة هذا التاريخ ولا يوجد رد، تتحول الحالة إلى «تابعوا الآن».
كيف تكتبون الاستثناء؟
الاستثناء موضع يختلف فيه عرضكم عن المتطلب المكتوب. اكتبوه ليستطيع المشتري أن يقرر دون أن يتصل بكم.
- انسخوا المتطلب كما ورد مع رقم بنده.
- اذكروا ما يختلف في جملة واضحة واحدة.
- اذكروا ما تقدمونه بدلاً منه وأثره على المشتري.
- سمّوا المستند والصفحة اللذين يثبتان ذلك.
متى تُرفض الاستثناءات؟
قد تستبعد مناقصة عطاءً يستثني من بند إلزامي، أو تقبل نموذج الاستثناءات الخاص بها وحده، أو تطلب سرد الاستثناءات دون أسعار. اسألوا أولاً مستعينين ببنك الأسئلة واتبعوا الإجابة. ولا تفترضوا أن الاستثناء مسموح.
الحدود
- يحتفظ الملف بالسجلات ويعدّ الصفوف. ولا يقرر هل العطاء مستوفٍ، وليس اعتماداً لأي منتج أو مورد.
- الأسئلة عامة وليست مأخوذة من مناقصة بعينها. راجعوا كل سؤال على مناقصتكم.
- يستخدم تاريخ المتابعة تاريخ التقرير الذي تكتبونه، ولا يقرأ ساعة حاسوبكم.
- لا يحتوي الملف أسعاراً ولا هوامش. احتفظوا بالأسعار في جدول التسعير الخاص بكم.